Üzleti kultúra

Az üzleti kommunikációs készségek szükségesek a sikeres pályafutáshoz bármely területen: a vállalati kommunikáció sikeressége nagyban függ a mindennapi kommunikáció készségeitől, de a szakterület sajátossága. Az üzleti kultúra a kollégákkal, főnökökkel, alárendeltekkel és partnerekkel való kölcsönhatás módja, valamint bizonyos szabályok. Nagyon fontos a kommunikáció kialakítása a helyzet, a célok és a célok függvényében, valamint képes gyorsan alkalmazkodni a változó helyzetekhez.

A kommunikatív kultúra egy tágabb fogalom, mint a beszédaktusok halmaza. Sok összetevőből áll. Az üzleti kommunikáció kultúrájában a megjelenés nagy jelentőségű: meg kell felelnie a tevékenységi körének és a konkrét helyzetnek.

Az ügyfelekkel való munkához általában egy egységes, irodai munka, öltöny, kreatív szakmák emberei öltözködnek, és a vezetői pozíciókat elfoglalóknak ruházattal és kiegészítőkkel kell hangsúlyozniuk státuszukat. Úgy tűnik, hogy a megjelenés nem közvetlenül kapcsolódik az üzleti kommunikációhoz. Azonban ez az első benyomás, amit Ön határoz meg, és amely meghatározza a beszélgetőpartner hozzáállását Ön felé. Ha ez a benyomás negatív, a párbeszéd folyamatában sok energiát kell tölteni a rehabilitációhoz.

A kommunikáció során a nem verbális nyelv egyaránt fontos. A pszichológia szempontjából nagyon fontosak a posztok, gesztusok és viselkedés. Próbálja meg biztosítani, hogy az arckifejezés meglehetősen visszafogott legyen. A gesztus nagyon fontos, de mérsékeltnek és nem túl intenzívnek kell lennie.

Ha a partner párbeszédre van konfigurálva, jobb, ha egy nyitott pozíciót választ. Megpróbálhatod észrevétlenül alkalmazkodni a beszélgetőpartner pozíciójához. Ahhoz, hogy az agresszió ne legyen észlelhető, a szemkontaktusnak csak néhány másodpercre van szüksége. A tárgyalóasztalnál ülve nem áll szemben a partnerrel, hanem egy kicsit az oldallal.

Amit mondasz és hogyan mondod, ugyanolyan fontos. Nagyon fontos, hogy megbízható információk álljanak rendelkezésünkre, hogy képesek legyünk a tények kezelésére és a megbeszélés tartalmának helyes megfogalmazására.

Fontos a szavak, intonációk, testhelyzetek és gesztusok kiválasztása egy adott helyzethez, mert különböző esetekben különböző viselkedések lesznek megfelelőek. Az üzleti kommunikáció kultúrája, a helyzettől és a kitűzött céloktól függően, több típusra osztható:

• A mentor típus a szerkesztést jelenti. Ez az opció jellemző a gyakornokok képzési folyamatára, az oktatási és tudományos tevékenységekre, az alárendelt egyéni munka pillanatok megmagyarázására, valamint a munkatársakkal való munkára, ha szakértő vagy a területen, ahol rosszabbul értik. Az ilyen kommunikáció nagyon gyakran monológ formában épül fel, de a modern üzleti kommunikációban a párbeszédet előnyben részesítik: még a tanulási folyamatban is megpróbálják bevonni a beszélgetőket és meghallgatni álláspontjukat.
• Motivációs típus A cél az, hogy a projektben érdekelt személyt meggyőzze a megvalósíthatóságáról, segítse az alkalmazottakat abban, hogy önmagukban higgyenek, és magabiztosabban érezzék magukat bármely új vagy csak nehéz feladatban. A siker érdekében próbálja meg elkerülni a gyakori kifejezéseket és kliséket.A legjobb az, ha személyes példát adunk, mondd el a saját történetedet, és saját szavaiban elmagyarázzátok, mit szólít fel egy adott projektben.
• Konfrontációs típus a kommunikatív kultúra provokálja a beszélgetőpartnert, hogy tiltakozzon Önnel, nem ért egyet az Ön véleményével. Ez a típus számos, az összeférhetetlenség esetén alkalmazott technikát tartalmaz. A konfrontáció helyzete leggyakrabban a tárgyalásokra jellemző, valamint a passzív, közömbös közönséggel való munka során a figyelem fokozása.
• Információ típusa leg semlegesebb - keretein belül egyszerűen vagy egyszerűen továbbíthatja ezt a információt a hallgatónak. Próbálja meg elkerülni az információs típus másokkal való összekeverését. Ha a cél az, hogy tájékoztassa a beszélgetőt, nem kell megpróbálnunk megtanítani, megfertőzni a lelkesedéssel, vagy konfliktusba lépni. Ebben az esetben szükséges, hogy a prezentáció érthető legyen, ezért próbálja meg alkalmazkodni a beszélgetőpartnerhez, és mindent megmagyarázni a számára világos példákkal.

A szakmai tevékenységekkel kapcsolatos fontos kérdések többsége úgy döntött, hogy a személyes kommunikáció folyamatában dönt. A barátságos és nyitott emberek számára, akik tudják, hogyan kell helyesen bemutatni bármilyen információt (gesztusok, arckifejezések és intonáció révén), ez több mint egy mínusz. A személyes üzleti kommunikációban a vita tartalma nem játszik kulcsfontosságú szerepet, a lényeg az, hogy kapcsolatba lépjünk és helyesen állapítsuk meg álláspontunkat.

A személyes kommunikáció meglehetősen hosszú monológokból, vagy fordítva, többé-kevésbé rövid mondatokból állhat. És valójában, és egy másik esetben nagyon fontos, hogy ne csak az információkat bemutassuk, mintha összefoglalót írnánk, hanem egy konkrét beszélgetőpartnerhez, hogy hozzáigazítsuk. A tárgyalások előtt jegyezze fel a megvitatni kívánt legfontosabb pontokat. de soha nem emlékszel a beszédre - meg kell változtatni az elbeszélés jellegét, a szekvenciát, a példákat (a hallgatók reakciójától függően).

Hasonlóképpen, intonációval és gesztusokkal kell dolgoznia. Ha elveszíti a beszélgetőpartner figyelmét, emocionálisabbá teszi. Ha nemkívánatos konfrontációt tapasztal egy partnerrel, próbálja meg másolni a személy testhelyzetét és gesztusait. Nagyon fontos, hogy ne cselekedjünk indokolatlanul visszafogottan, ellenkező esetben az információ bemutatása unalmas lesz, és bizonytalan személy benyomását kelti.

A személyes beszélgetés során gyakran nehéz spontán döntéseket kell hoznia. Ha a tárgyalások során nem a várt témákat érinti, nagyon fontos, hogy nyugodt maradjon. Ne próbáljon reagálni a túlzott szorongással kapcsolatos problémákra, mindig nyugodtan reagáljon. Ha nem tudja azonnal meghatározni, hogy melyik döntést hozza meg, mindig egy kis időt vesz igénybe, hogy nyugodt légkörben gondolkodjon és mérlegelje az előnyöket és hátrányokat.

Számos probléma megoldódik telefonon. Általában ezek az információk vagy szervezeti kérdések apró tisztázása: például a telefonhívás során a kollégák gyakran neveket és pontos számokat adnak meg, kineveznek, megbízásokat adnak vagy fogadnak. A hosszú telefonbeszélgetések általában csak olyan esetekben zajlanak, ahol nem lehet személyesen találkozni.. Ugyanakkor a sajátos sajátosságokkal rendelkező videohívások egyre inkább a teljes kommunikációhoz használatosak.

A sikeres pillanatokat befolyásoló telefonbeszélgetéshez az alábbi árnyalatokat kell figyelembe venni:

• Ha valakit hív, fontos, hogy megkérdezzük, vajon a személy számára kényelmes-e most beszélni. Az órák után történő hívás a legtöbb vállalatnál nem fogadható el etikettre (kivéve, ha külön megállapodás született).
• Ne feledje, hogy zavaró lehet a kapcsolat - vagy az idegen zaj zavarhatja a beszélgetést. A telefonbeszélgetés során fontos, hogy a lehető legtisztább és nem túl gyorsan beszéljen.
• Építsd a beszédedet úgy, hogy az a lehető legpontosabb legyen, és pontosan úgy érezte, ahogyan azt terveztük. A személyes kommunikáció folyamatában az arckifejezések és a gesztusok nagyon fontos szerepet töltenek be - ez lehetővé teszi a beszélgetőpartner tippjeinek, alulbecslésének és hátsó motívumainak jobb megértését. Amikor telefonon beszélünk, megfosztják ezt a lehetőséget.
• Próbálja meg a lehető legrövidebb időn belül megvitatni a szükséges problémákat a telefonon. Komplex tárgyalások vagy kétértelmű megbeszélések esetén a telefonbeszélgetés ritkán alkalmas, ezért fontos, hogy csak a legfontosabbat mutassuk be. A részletek jobban megvitathatók személyesen vagy videó segítségével.

A modern vállalati kultúrában a videohívások egyre gyakrabban használatosak. Először is, segítenek fenntartani a kapcsolatot a különböző országok partnereivel és a lehető leghatékonyabban tárgyalni. Másodszor, sok ember távolról dolgozik otthonról, és a videohívások megkönnyítik a problémák megoldását.

Ha ilyen üzleti beszélgetésekkel szembesül, fontos megjegyezni a következőket:

• A megjelenése nagy különbséget fog tenni. Még akkor is, ha otthon vagy, próbálja meg öltözködni.
• Keressen egy helyet a házban, ahol a háttér többé-kevésbé semleges lesz. Ha a háttérben van konyha, dolgozó TV vagy játszó gyerek, ez zavarhatja az üzleti problémákat.
• Sokan most fejhallgatót használnak, de érdemes megjegyezni: lehetővé teszik, hogy jobban meghallgassák a beszélgetőt, de nem garantálják, hogy a másik személy jól hallja, ha a zajon keresztül beszél. Ha otthonról megoldja a vállalati problémákat, kérdezze meg családját csendre, vagy csak üljön egy külön helyiségbe.
• A kamera előtt különösen fontos a saját gesztusok és az arc-kifejezések irányítása. Gyakran problémák merülnek fel a csatlakozással, a kép lassan betölthet, és a figyelmet a sikertelen arc-kifejezésekre lehet összpontosítani.
• Ha olyan komoly problémákat vitat meg, amelyek nyilvántartás vagy dokumentáció jelenlétét igénylik a szemed előtt, előkészítsd ezt előzetesen (hívás előtt), és küldd el a szükséges anyagokat a partnerednek.

A szervezetek számos kérdését levelezéssel oldják meg. Az ilyen üzleti kommunikáció egyik előnye a strukturált információ. Ha az élő kommunikáció folyamatában nem figyelhetünk meg bizonyos pontokat, amelyek fontosak a partner számára (vagy csak elfelejtik a szükséges információkat), a rögzített formában figyelembe veheti az összes árnyalatot.

Ha nagyon sokat kommunikál a kollégákkal és a kapcsolattartókkal, nagyon fontos, hogy helyesen írjunk. A szövegszerkesztők nem mindig helyesen korrigálják a nyelvtani hibákat, ezért nem szabad teljesen rájuk bízni - ha nem biztos a szóban, ellenőrizze a szókincset. Ügyeljen arra, hogy szöveges üzeneteket küldjön telefonról és táblagépről - Az automatikus beviteli funkcióval a szavaidat mások helyettesíthetik, és az üzenet egyszerűen értelmetlen lesz.

Sokan úgy vélik, hogy az üzleti levelezés egyszerűbb feladat, mint az élő beszélgetések - valóban mindig van idő az üzenetre gondolkodni, és a valódi párbeszéd folyamatában spontán módon kell reagálnia. Azonban a hátránya az, hogy nem kap spontán reakciót a partnertől, és ez egy fontos pszichológiai szempont.

Az üzleti kultúrával kapcsolatos további információkért lásd alább.