Az üzleti kommunikáció finomságai telefonon

Az üzleti kommunikáció művészete a tárgyalások fontos szempontja, és sok éven át nem veszíti el relevanciáját. Az üzleti kommunikáció intenzitása a telefonon keresztül évről évre nő. A mobilkommunikáció fejlődésével ez a kommunikáció egyik fő módja. A telefonbeszélgetésekhez fontos tudni az üzleti kommunikáció részleteit és szabályait.

A modern világban a telefon fontos szerepet játszik, mert segítségünkkel kommunikálhatunk rokonokkal, barátainkkal, kollégáinkkal, menedzsmentünkkel és üzleti partnereinkkel.

Tehát egy bizonyos körrel folytatott beszélgetés során a személy alkalmazza a megfelelő kommunikációs módot, és soha nem fog párbeszédet folytatni a főnökével, mint egy közeli barátjával. Ebben a helyzetben egy hivatalosabb kommunikációs módot alkalmaznak.

Az üzleti etikettet a közvélemény-kutatást végző, az ügyfelektől érkező vagy telefonos tárgyalásokon dolgozó alkalmazottak is használhatják. Gyakran a sikeres telefonbeszélgetések a jó üzleti kapcsolatok kulcsa. És még a cég képe is teljes mértékben függ attól, hogy az alkalmazottak képesek-e intelligens párbeszédet folytatni telefonon.

Jelenleg a legtöbb hívás mobil eszközön keresztül történik. Ezzel a kommunikációs eszközzel bizonyos szabályokat kell követnie.

• Mindig kapcsolja ki a telefont, vagy rezgés üzemmódba kapcsoljon egy üzleti találkozón egy klienssel, moziban, egy szemináriumon.
• A mobil eszköz érzékenyebb a hangra, mint a vezetékes telefon. Ezért olyan helyzetben, amikor a nyilvános helyen való személyes beszélgetés külső beavatkozás nélkül szükséges, egyszerűen csendesen beszélhet, és a másik személy meghallja Önt.

• Ne tegyen túl hangos hívást a telefonra. Megijeszthet másokat.
• Próbáljon röviden beszélni. Harmadik felek jelenlétében a beszélgetésnek nem szabad 30 másodpercnél hosszabb ideig tartania, különben fennáll a veszélye, hogy egy személy előtt tévedhet. Abban az esetben, ha a telefonbeszélgetés, például a rokon betegség vagy a nagy tranzakció érvényes, indokolt, akkor értesítenie kell a jelen személyeket a helyzetről.
• Kerülje el a telefonbeszélgetéseket üzleti ebéd közben. Ha sürgősen szükség van a hívás megválaszolására, akkor el kell hagynia az asztalt, és beszélnie kell egy kevésbé zsúfolt helyen.

A telefonos kommunikációban az etikai normák fontosak a vállalat hatékony munkája szempontjából. A telefonbeszélgetések kultúrája különleges üzleti kommunikáció. Az etikett szabályainak ismerete hozzájárul az üzleti kapcsolatok erősítéséhez és a szervezet jövedelmezőségének növeléséhez.

• Szükséges üdvözölni azt a személyt, akivel telefonbeszélgetés lesz. Ehhez a legmegfelelőbbek a napszakhoz kapcsolódó kifejezések („Jó reggelt”, „Jó napot” vagy „Jó estét”).
• Az üzleti hívás során fontos figyelni a saját intonációját. Annak érdekében, hogy ne tolja el a beszélgetőt, udvariasan és nyugodtan kell beszélnie, elkerülve a felesleges érzelmeket.

• Az üdvözlés után ajánlott, hogy bemutassa magát, és adja meg nevét, pozícióját és szervezetét.
• Ha hívunk egy személyt, mindig tisztázni kell, hogy kényelmes-e neki beszélni.
• Az etikai normáknak megfelelően a második vagy a harmadik hívás után fel kell venni a telefont.
• A beszélgetés során nem szabad dohányozni, ételt vagy italt fogyasztani.
• Ha a hívó fél a szervezet másik munkatársa iránt érdeklődik, akkor a beszélgetést át kell irányítani, vagy be kell kapcsolnia a várakozási funkciót.
• Abban az esetben, ha rossz számod van, szükségtelen kérdésekre van szükséged, hogy bocsánatot kérj a beszélgetőpartnernek és azonnal búcsút.
• Soha ne hívjon korán reggel, az ebédszünet alatt vagy a munkanap vége előtt.
• A titkár vagy az asszisztens a menedzser helyett hívásokat kezdeményezhet vagy fogadhat.

• A partner vagy az ügyfél személyes telefonszámát csak akkor hívhatja meg, ha kapcsolatba lépett. Hétvégén és ünnepnapokon azonban az ilyen hívások tilosak.
• Vannak esetek, amikor a beszélgetés megszakad a rossz kommunikáció miatt. Ebben a helyzetben az első hívónak vissza kell hívnia.
• Ne késleltesse a beszélgetést. Hosszú beszélgetés hordozhatja a beszélgetőpartnert és megfélemlítést okozhat. Ha a kommunikáció késik, és a beszélgetés célja nem érhető el, akkor az ügyfél másnap visszahívhat, vagy személyes találkozót szervezhet.
• A beszélgetés befejezése után ajánlott köszönetet mondani a beszélgetőnek és udvariasan búcsút neki, miután megkérdezte, van-e kérdése. Ez az egyszerű művelet befejezi a beszélgetést, és ösztönzi a további együttműködést.

A telefonbeszélgetésnek gondosan elő kell készítenie és végrehajtania számos konkrét intézkedést. Vizsgáljuk meg részletesebben a főbb pontokat.

• A beszélgetőpartner csak a világos beszélgetési terv elkészítése után hívható meg. A kisebb részletek kizárásához grafikus vagy vázlatos vázlatot készíthet.
• Írja le a fontos kérdéseket, amelyekre emlékeztetni kell a tárgyalási folyamat során.
• Készítsen dokumentumokat, amelyekre szükség lehet a kommunikáció során (levelezés, jelentések, szerződések).

• Mielőtt előzetesen értesítenie kell a beszélgetőpartnerrel, hívjon egy megfelelő időt.
• A kapott információk rögzítéséhez jegyzetfüzetet vagy naplót készíthet.
• Ismerje meg az általános listát azokról az emberekről, akik részt vesznek a beszélgetésben, hogy névvel és szülőnévvel lépjen kapcsolatba velük.
• Mielőtt tárcsázna a számot, próbáljon meg pozitív módon hangolni, akkor az érzelmi állapota természetesen okozza a partner helyét.
• Telefonbeszélgetés során fontolja meg a kommunikáció biztonságát az irodában, mert az értékes információk a versenytársak kezébe kerülhetnek.

Vannak olyan pontok is, amelyeket ki kell zárni, és amelyek nem engedélyezhetők a következő telefonbeszélgetésben.

• Nem kell megvitatni az üzleti ügyeket ismeretlen vagy véletlenszerű személyekkel. Jobb, ha egy személyes találkozót ütemeznek.
• Nem ajánlott olyan személytől dönteni, aki erre nem jogosult vagy másképp nem hiszi. A telefonon beleegyezhet, bár ő lesz a döntés ellenfele.
• Nem szükséges hangutasításokat kérni, ha nincs biztos abban, hogy a beszélgetőpartner egyetért veled, és segít.

A telefon szerepe az üzleti kommunikációban kettős. Nagyon gyakori, hogy elvonja a nap folyamán végrehajtott sürgős feladatokat, de ugyanakkor felgyorsítja számos feladat megoldását. Ezért meg kell tanulni a telefonbeszélgetések alapelveit, amelyek hozzájárulnak a hatékonyabb használathoz.

Nagyon fontos, hogy üzleti kommunikációs technikát alkalmazzunk azon alkalmazottak számára, akiknek konkrét munkája a potenciális ügyfelekkel folytatott telefonbeszélgetésekben van. Sok vállalat megpróbál kapcsolatba lépni a hívó féllel az első szavakból, hogy valódi vásárlóvá váljon.

A vállalatok különböző módon versenyeznek az ügyfelek vonzására. A szolgáltatások népszerűsítésének fontos lépése a telefonos értékesítés, ezért a menedzsereknek megfelelő és taktikus párbeszédet kell folytatniuk az ügyfelekkel, máskülönben nyereséges szerződések kerülnek a versenytársakra.

Az alábbi tippek segítenek abban, hogy sikeresek legyenek az üzleti kommunikációban a telefonon keresztül.

• Javasoljuk, hogy hívásokat kezdeményezzen egy olyan személynek, aki hasznos szolgáltatást nyújtott. A köszönet szavak nagyon fontosak a jövőbeli együttműködés szempontjából.
• Mindig mosolyogva beszélgetés közben. A mosolyod és az optimizmusod minden bizonnyal érezni fogja az előfizetőt.
• A tárgyalási folyamat során próbálja meg megjósolni a beszélgetőpartner gondolatait.
• Soha ne mondd ki a nyomasztást vagy a beszélgetést. Ez ellentétes a kommunikációs kultúrával.
• Használjon kifejezéseket és kifejezéseket, amelyeket a hívó fél megért.
• Ne takarja le a kézibeszélőt, miközben párhuzamosan beszél valakivel. Így tiszteletlen a beszélgetőpartnerrel.
• Magabiztosan és pontosan magyarázza el helyzetét, mert a pontosság a királyok udvariassága.

• A tárgyalások fontosak ahhoz, hogy gyorsan legyenek, válaszolva a feltett kérdésekre és bonyolult mondatokra. A szünet csak abban az esetben indokolt, ha egy szakértő a tárgyalásokhoz szükséges dokumentációt keres. Ha a szünet késik, akkor a személynek joga van a kommunikáció megszakításához.
• A telefon, a valós vagy a virtuális kommunikáció pillanatában rendkívül udvariasnak kell lennie. A felemelt hangon kiabálás és beszélgetés az etika megsértésének tekinthető.
• Helyesen mondj búcsút a beszélgető partnernek, mivel a beszélgetés ügyes befejezése nem kevésbé jelentős, mint a párbeszéd fő része. Lehetőséget adhat a másik személynek arra, hogy először lógjon fel. Ezzel befejezi a barátságos hullámról folytatott beszélgetést.

Természetesen a sikeres telefonos kommunikációhoz jó dikcióra van szükség. Ahhoz, hogy a beszéd kifejező és hangja kellemes legyen, használja a következő videó tanulságait.