Az üzleti levelezés etikettje és etikája

A modern üzleti valóság olyan, hogy csak a közép- és nagyvállalatok 15% -át keresik, akik a piaci pozíciójukat erősítik. Emiatt az üzleti etikett relevanciája növekszik, mivel a normáinak be nem tartása számos más ok miatt gyakran hasznos üzleti kapcsolatok szakadásához vezet.

Az etika széles értelmezésében a társadalmi kapcsolatok szabályozására irányuló általános elvek sorozata. Ennek megfelelően az üzleti kapcsolatok etikája foglalkozik az üzleti szféra elfogadott rendjével és stílusával kapcsolatos kérdésekkel.

Az üzleti kapcsolatok részletes etikai aspektusai az üzleti etikett, beleértve például a tárgyalások lefolytatásának eljárását, a vállalati magatartás szabályait, az üzleti hagyományokat és a rituálékot, az alárendeltség elemeit, a kommunikáció és az írás módjait és stílusait, valamint a partnerekkel és üzleti munkatársakkal való korrekció kérdéseit.

Az etika és etikett jelentősége, mint összetevője abban rejlik, hogy a hosszú gyakorlat eredményeként kialakult normatív bázis jelentős mértékben leegyszerűsíti a kommunikációt, megteremti az üzleti szférában érthető és hozzáférhető kontextust, amely lehetővé teszi a célok megfelelő elérését és az idő jelentős megtakarítását.

Más szóval, egy speciális algoritmusról beszélünk, amely megoldja az üzleti problémák megoldását, amely lehetővé teszi számunkra, hogy racionális és konfliktusmentes módon állítsuk be és sikeresen elérjük a kívánt üzleti célokat. Az algoritmus tulajdonjogának szintje lehetővé teszi, hogy közvetlen következtetéseket vonjunk le egy üzleti partner vagy egy ellenfél szakmai vitájának mértékéről.

Ebben az összefüggésben fontos az alábbi általános elvek betartása:

• pontosság mindenhol és mindenben;
• információbiztonság;
• hangos altruizmus;
• kedvező, megfelel az üzleti környezet képének;
• illetékes szóbeli és írásbeli beszéd;
• az üzleti beszédkultúra szabályait követve.

Az üzleti levelezés típusai változatosak, és bizonyos fokú konformitásuk szerint két fő típusra oszthatók:

• államközi - az állami szervezetek, a külföldi képviseletek és a tisztviselők között (különböző feljegyzések, memorandumok és egyéb formák) a diplomáciai kapcsolatok eleme;
• kereskedelmi - az intézmények és szervezetek közötti üzleti kapcsolatok területén használt félig hivatalos betűk.

A hivatalos levél írása, a nyelvi és a hagyományos különbségek ellenére, a közös gyakorlat és az intézmények csoportja alapján kialakult. Például számos, a küldő és a címzett rangja által meghatározott protokollirányítási követelmény a kölcsönös tisztelet és a helyesség kezdeti beállításain alapul. Ezért a dokumentum típusától függetlenül strukturálisan az alábbi elemeket kell tartalmaznia:

• fellebbezés (a címzett hivatalos státusza);
• bókot (udvarias befejező levél);
• aláírás;
• dátum (az üzenet írásának napja, hónapja, éve és helye);
• a feladó címe (vezetéknév, hivatalos státusz, cím a levél első oldalának tetején vagy alján található).

Ezen túlmenően számos, közvetlenül a levélhez kapcsolódó rendelet létezik:

• az üzleti betűket kizárólag fejléces vagy papírlapokra írják, kizárólag az első oldalukon;
• a lapozás arab számokkal történik;
• az üzeneteket nyomtatott szövegben hajtják végre;
• a törlések és javítások nem megengedettek a dokumentumban;
• a dokumentum belsejében hajtogatott szöveg;
• a levélre adott válasz várakozási ideje nem haladja meg a tíz napot.

Az üzleti üzenetnek világos célt kell tartalmaznia, és egy kérdést kell tartalmaznia, és a szöveg teljes pontját teljes mértékben és teljes mértékben alá kell vetni annak tartalmának, legyen szó akár ajánlatról, kereskedelmi vizsgálatról vagy egyszerűen releváns információról.

Az üzleti üzenetek osztályozása változatos, és függ a funkcionális és célzott tájékozódástól. Például a betűk:

• bejelenti;
• emlékeztetve;
• meghívók;
• informobzory;
• hajlam;
• támogatása;
• más típusok.

Kereskedelmi levelezésben a legjellemzőbb:

• kérdéseit;
• hez;
• foglaltságot;
• panasz;
• garanciális levél.

Az üzleti kommunikáció egyik formája, a fogalommeghatározás szigorú értelemben vett, kétféle típusa van: üzleti és magánszemély.

Az üzleti ügyek közé tartozik a levelezés, a szervezetek és intézmények közötti kapcsolat. A magán-hivatalos levél olyan üzenet, amelyet egy magánszemély vagy egy intézmény - magánintézménynek - küld egy intézménynek.

Számos üzleti levelezési szabály létezik.

• A levélnek ösztönöznie kell az üzleti érdekek megjelenését a címzetttől, egyértelműen és a meggyőző tényszerű adatok alapján bemutatva a partnerség előnyeit és a partnerség megszegésének nem megfelelőségét. A szövegnek bátorítónak, motiválónak kell lennie az együttműködésre.
• A túlzott személyes érzelmek üzleti levélben való megnyilvánulása nem a legjobb módja annak, hogy igazolja az ügyét és megoldja a problémát.
• A levél szövegének túlterhelésének és eltömődésének elkerülése érdekében el kell kerülni a figuratív összehasonlításokat, metaforákat, allegóriákat és hiperboltokat.
• A téma világos és tömör bemutatásához jobb, ha egyszerű mondatokat használunk, elkerülve az adatokat és túlzott részletességgel. Az üzenet alapötletét csak a megfelelő érvekkel kell alátámasztani, amelyeket általában a levél mellékletei (diagramok, grafikonok, digitális adatok) helyeznek el.
• A szövegben meg kell osztani azokat a bekezdéseket, amelyek mindegyike egy önálló gondolkodásból egy új sorral kezdődik.

• Üzleti írásbeli üzenetben, leíró melléknevekben nem szabad további magyarázatokat és részleteket használni. Az írás végén célszerű ellenőrizni a dokumentumot és megszüntetni azokat a kifejezéseket, amelyek nem tartalmaznak tényleges szemantikai tartalmat.
• Az írástudás a szöveg alapvető eleme. Az üzenetben a helyesírás és egyéb hibák jelenléte elfogadhatatlan.
• A levél tárgyának megadása kötelező. A dokumentumokban szereplő tárgyat röviden és kapacitással kell tükrözni, időt takarít meg az olvasás során, és pozitívan jellemzi a feladót. Ha a levelet e-mailben küldi, és különösen fontos információkat tartalmaz, az elektronikus szolgáltatásban rendelkezésre álló különleges „zászlót” kell biztosítani.
• A szöveg jó olvashatóságát az Arial vagy a Times New Roman betűkészlet biztosítja, átlagos betűmérettel. Különleges igény esetén a kulcsfontosságú elképzelések dőlt vagy félkövér betűkkel megengedettek.

• A szövegben hasznos a (3-4) alfejezetek használata, amelyek megkönnyítik a megadott szöveg megértését.
• A felsorolások, listák és listák a legjobban speciális markerek segítségével történnek.
• Vállalati sablon (rendszer) - az üzleti kommunikáció hatékonyságának és objektivitásának kiváló mutatója.Különösen releváns a vállalati szempontból, mert lehetővé teszi, hogy kedvező fényviszonyok között kiemelkedjen és megfeleljen a hivatalos státusznak.

Az üzleti üzenet szerkezete tipikus. Hagyományosan tartalmazza:

• bevezetése;
• a fő rész;
• Végül.

A bevezető összefoglalja a levél célját. A fő rész a probléma lényegét írja le. Összefoglalva, kívánatos a fő rész tartalmának összefoglalása, például következtetések formájában. "Postscriptek" és különféle lábjegyzetek nem kívánatosak.

Összefoglalva, nem megfelelő kifejezések, amelyek hasonlítanak a manipulációkra, mint például: „Remélem a kölcsönösen előnyös partnerségre”, és így tovább. Jobb, ha búcsúzzunk egy egyszerű mondattal rendelkező üzleti levélben - „Üdvözlettel”, „Üdvözlettel” és így tovább.

Az üzenet alsó részén megjelennek: F. I. O., hivatalos státusz, cégnév, aláírásra kerül. A kapcsolati számok is megjelennek.

A táblázatok és grafikonok külön fájlban (csomagban) vannak csatolva, jelezve ezt a levél végén. Ha van befektetési csoport, akkor a nevekkel együtt leltárt kapnak.

A rövidítéseket és rövidítéseket csak akkor használhatja, ha biztos abban, hogy a címzett meg fogja érteni őket.

Annak érdekében, hogy a szöveg logikusabb és szigorúbb legyen az üzleti szókincsben, a következő beszédszavakat használjuk kötőanyagként:

• emiatt;
• a fentiek alapján;
• emiatt;
• az adatok szerint;
• ezen az alapon;
• figyelembe véve;
• és mások.

A virtuális térben az üzleti interakció, amely egy miniatűr kommunikációt reprezentál, specifikus, és nem kevesebb, mint az etikett vonatkozó szabályainak való megfelelés. A levelezéssel kapcsolatos gyakorlati gyakorlat a gyakorlatnak megfelelően magában foglalja a hatókörre, a nyelvi normákra, a szerkezetre és a formátumra vonatkozó alábbi megjegyzések végrehajtását.

• A téma képletének pontosan meg kell egyeznie a szövegben feltüntetett témával. Ezzel gyorsan beállíthatja az olvasót a kívánt üzleti hangulathoz.
• Az e-mailben küldött dokumentum optimális mennyisége illeszkedik az "egy képernyőre", maximum szöveggel - egy lap A4 formátumban.
• A mellékletek optimális mérete - legfeljebb 3 MB.
• Az elküldött fájlokat ajánlott a szabványos zip vagy rar kódoló archívumokba csomagolni. Mások gyakran blokkolódnak a szállítás során.
• A hiperhivatkozásoknak szabványosnak kell lenniük (kék, aláhúzott).
• A címzettnek a választ kell a tetejére, a levél elejére, és nem az alábbiakra kell helyezni. Ez elmenti a levelezőt az előző szöveg túlzott és kényszerített görgetéséből.

• Használja a levél nyelvét, a legegyszerűbb partnert. A levelező szakemberek, a vállalati szókincs, a szleng-kifejezések és a rövidítések (különösen a külső levelezésben) használatának kívánatosságát külön-külön határozzák meg a levelező partnerek kontextusától és minőségétől függően.
• Fontos, hogy tájékoztassa a partnert üzenetének kézhezvételéről - ez a jó ízlés és az üzleti etikett egy része, amely tiszteletet mutat neki.
• A lehető leggyorsabban válaszolni kell. Ha valamilyen oknál fogva nem tud gyorsan reagálni, akkor a partnert értesíteni kell a levél kézhezvételéről, és jelezni kell a válasz idejét. Etikai és kényelmes ideiglenes szünet a válaszadás előtt - 48 órával az üzenet fogadása után. Ezután az ember általában úgy véli, hogy az üzenet elveszik vagy figyelmen kívül hagyja. A levelezés túlzott szünetét gyakran elvesztik a partner elveszítésének kockázata, és az üzleti etikai etikai normák megsértésével foglalkozik.
• Az üzenet végén el kell helyezni az összes betűben megadott kivétel nélküli névjegy adatait, függetlenül az elosztási sorrendtől.
• A szállítás során fontos kiemelt figyelmet fordítani az adatvédelmi kérdésekre.

Az üzleti etikettről további információt a következő videóban talál.